Cahier des charges fonctionnel

Quelle est l’utilité d’un cahier des charges fonctionnel ?

Définition

Le cahier des charges fonctionnel est un document écrit par l’entreprise qui souhaite faire appel à un prestataire pour un projet. Il est souvent rédigé à la fin de la phase de lancement du projet, c’est-à-dire au moment où le projet est validé par l’entreprise. C’est la référence à partir de laquelle pourront négocier les fournisseurs et le directeur du projet. Différent du cahier des charges techniques, il se concentre essentiellement sur les fonctions à développer pour répondre au besoin du client.

Objectifs

Le cahier des charges fonctionnel a plusieurs objectifs :

• Cadrer le projet et permettre la communication entre les prestataires et l’entreprise
• Définir les bases de la compétition entre les différentes agences en proposant une problématique claire et précise.
• Définir l’environnement dans lequel fonctionnera le produit.
• Décrire les fonctions du produit ou du service développé, tout en laissant une marge de manœuvre aux prestataires quant aux solutions qu’il compte développer pour y répondre.
• Faciliter l’analyse des solutions proposées pour vérifier qu’elles répondent bien à la problématique.
• Evaluer les résultats obtenus par rapport aux besoins fonctionnels définis.

La méthode du cahier des charges fonctionnel

Analyse fonctionnelle

C’est un processus qui demande une grande préparation. C’est pourquoi, avant de rédiger le cahier des charges fonctionnel, une analyse fonctionnelle est nécessaire pour :

• Déterminer le besoin réel de l’utilisateur.
• Définir les fonctions à développer ou non.
• Eviter les biais de subjectivité qui peuvent aveugler les concepteurs.

Avec l’analyse fonctionnelle, il s’agit de recenser toutes les fonctions possibles d’un produit ou d’un service de manière exhaustive, afin de pouvoir ensuite les hiérarchiser en :

• Fonctions principales : ce sont les fonctions auxquelles doit absolument répondre le projet. Sans ces fonctions, le produit ne répondra pas au besoin fondamental du consommateur.
• Fonctions secondaires : ce sont les fonctions non nécessaires, mais qu’il peut être intéressant de développer pour rendre le produit ou le service plus attrayant.
• Fonctions contraintes : ce sont les contraintes techniques, environnementales, économiques et matérielles qui conditionnent le projet.

Analyse de la valeur

En fonction de sa position dans la hiérarchie chaque fonction recevra une valeur qui indiquera l’importance de la développer ou non. Le coût de la fonction est ensuite chiffré en prenant en compte :

• Les ressources utilisées pour la développer
• Son coût de construction
• Le prix des matériaux

La comparaison entre la valeur donnée à chaque fonction et son coût, permet de déterminer quelles seront les fonctions à développer et celles à mettre de côté. Le prestataire peut être consulté dès cette étape pour donner son avis sur les ressources à employer.

Ecriture du cahier des charges fonctionnel

Il existe un grand nombre de modèles pour écrire son cahier des charges fonctionnel et il est tout indiqué de demander de l’aide à un des professionnels avec lesquels Design en Nouvelle-Aquitaine peut vous mettre en relation. Pour vous faire une idée, vous trouverez néanmoins ci-dessous la structure générale permettant d’en rédiger un :

1. Présenter l’entreprise, ses valeurs, ses projets en cours, sa cible et ses partenaires.
2. Présenter le projet, la problématique, les contraintes environnementales et le besoin du client auquel les solutions devront répondre.
3. Rédiger un compte-rendu des résultats de l’analyse fonctionnelle avec les fonctions principales et secondaires qui sont à développer.
4. Préciser les critères d’évaluation qui permettront de comparer les différentes prestations.